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【分享】谈谈“主管安心哲学”——“报告”是管理授权和工作委派的关键

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浏览:- 发布日期:2018-05-24 09:21:16【

在企业管理中,我们经常会要求管理者要实现权责一致,做到正确授权,充分给予下属执行某项工作所需要的职权,让各项工作执行的更顺畅,更有效率。

这个观点曾在我们2017年12月做过文章分享——《实现权责一致,做到正确授权,避免经常为下属救“火”》。对权责一致的重要性,我们都非常认同,也付诸于实践,形成了良好的管理习惯。但是,管理矛盾总是普遍存在的,有了授权委派,下属是否能有效的完成上司交代的工作任务呢?能否让主管安心和放心呢?我们将在本期的文章中阐述该话题。

现在,就让我们以一个公司的人事主管案例来说明如何解决该问题的方策:

有一次,我对下属交代意见工作。

过了一周后,我问他:“那件工作进行得怎样了?”

他的回答是:“是的,我正在思考中。”

看他的态度,心里或许是在想:

“有什么好急的?你交代的工作,我可是用心在计划呀!中途就横加干扰,烦不烦呀!”

我看到他的这种反应,只好不再追问,但是,心中却老是担心那件工作到底何月何日才能完成……。 

上述这个案例就牵涉到控制与授权委派的问题。我们不妨对两者的关系来个分析、研究。

授权委派工作之时,有必要让对方认清“他有报告该项工作进度与情况的义务”。因此在授权委派工作时就应该向你的下属言明:

“每天下班之前,向我报告当天有关这项工作的进度与情况。”

或是说:“部门联络单必须经过主管签字才能送到别的单位。”

之所以这么说明,是因为上司把自己该做的工作的一部分,分给下属,因此,上司有监督的责任(监督下属是不是把上司根据基准或授权委派的工作,依上司之言,好好地做了。)

下属要定时对上司做如下的报告:

“从整体说来,这件工作进行得还算顺利,但是,这个部分却比预定进度慢了些,具体的原因是……”

上司接到这个报告后,给以适当的指示,下属也依照上司的指示继续推进工作。

在这个过程中,我们的管理者,要对授权委派的工作负起最终责任,对下属的定时报告给予指导和追踪。

因此,授权委派并不表示下属可以借此“为所欲为”。

如果上司认为那个下属的能力足以挑起那件工作的大任(对下属极为信赖),有关工作的报告次数就不必太多,上司也无须屡下指示。

但是,下属至少要在过程适时报告,上司也由此对该项工作的进度加以追踪,所以,工作控制仍然没有间断。

如果下属是个对工作还不太熟悉的人,上司就亦步亦趋,紧跟于后,不时要求他:

“你把计算的结果让我看看吧......”

了解下属的工作情况后,又适时指示他说:

“做得很好,下一步就要算出百分比呀。”

换句话说,在这种情况下,上司的工作控制行为就愈为紧凑,频度也愈多。

要把授权委派做得“漂亮”、“有效”,上面所说的工作控制就显得非常重要。

在授权委派中,如何让下属有效完成上司交代的工作任务?我们可以从下列三个解决方策中加以改善:

首先,你要反省自己的错误,当你把工作给下属时,应该交代说:

“每隔两天就要向我提出工作情况的报告。”

作为上司,事先未向下属表明你需要他做的报告方法以及频度,这是不对的。

其次,你要在更浓厚的责任意识下,强而有力地执行控制的工作。

例如,你可以强烈的要求说:

“我交给你的工作,到现在已经过了十天了,你应该把进行的情形详细说明给我听听啊。”

最后,你要告诉他报告的重要性。

“我交给你的工作,相信你会做得很好,可是,在我的立场来说,我要负起最终责任,所以,你必须不断地向我报告工作进行的情况。”

当然,作为下属,如果你得到了上司信任,接受工作委派授权,也要注意以下几点:

1、事前充分沟通,了解上司的真实意图,和上司建立共识。

2、过程适时报告,将进度和存在的问题和解决办法及时向上司汇报。

3、完成工作之后,要进行总结及检讨改善,以便让上司放心再授权。

4、下属得到授权委派,还应避免以下的错误:

(1)自我膨胀;越级报告;滥用资源。

(2)破坏制度;搬弄是非;泄漏机密。

总之,授权委派工作在实际管理工作中都非常重要,不论你是管理者还是被管理者,都要学会如何做好掌控工作及做好报告,这也是维护职场秩序和伦理的重点。任何职场人士都应用心体会及实践。


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