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【分享】从“苹果放入纸袋”谈工作教导和授权务本咨询 2018.01.03

作为管理者,我们经常需要工作教导和授权。那么,你是否很确定下属一定能够独立完成工作呢?有人显然不敢肯定,甚至会抱怨下属的执行力很差,交待的事情落实得很不好,或者把事情搞砸了。但是,在现实的工作教导和授权中,有些管理者却是那么草率和缺乏耐心——“喂,把那个事情弄一下”,“某某人,把某个工作搞一下”……

下属如果能够独立把工作做好,显然需要具备必要的权力(调动资源和整合信息的便利性,这点我们会在下一期继续分享)和技能。虽然我们曾经进行了很多的入职或在职培训,但为什么“下属们所做的事情达不到我们的预期”、“下属们没有必要的技能”却还是很普遍呢?作为管理者也有必要反思,是否因为我们的工作教导和授权缺少了一项主要的成分?是否当我们试着教导下属必要技能时,忽略了某项重要的因素呢?或者更直接地说,我们就是不知道给予清楚的指令教导下属。

现在,就让我们以一个多年前的少儿节目来说明这个思路吧!

有一个农场的几棵苹果树出了点问题,在苹果刚刚成形的时候,来了很多果虫。如果让果虫在苹果内下蛋,蠕虫在成长的苹果内孵化,很多新鲜的果实就给贪吃的果虫加菜了。农场主找到了一个解决方案,虽然需要花时间,但应该是有效的—用纸袋子套住还没成熟的果实,苹果受到袋子的保护而成熟。

农场主决定试试这个方法。他告诉三个在念小学的孩子们:“请你们把苹果放入纸袋里”,然后给了孩子们合适的梯子和纸袋子,就离开去镇上了。孩子们在春天的阳光中愉快地工作,农场主回来后惊讶地发现,所有的小小苹果全都在袋子里摆在地上了。农场主简直哭笑不得。

显然,如果我们想要教导和授权他人,不仅只是告诉他做什么——“把苹果放入纸袋”,更重要的是告诉他们“为什么”。

一些管理者可能还没有注意到,这里的“为什么”包含了三个因素。

第一,为什么需要某个行动,即做这项工作的目的是什么—防止果虫在苹果内下蛋;

第二,为什么采取某个行动,即如果不这么做会有后果—当我们咬下成熟的苹果时,会发现有半条虫;

第三,为什么我们宣称某个行动能满足需求,以至于我们能获得渴望的目标—纸袋子足以阻止虫的侵入,完整地说明了这点,会避免“你的下属”使用有破洞的袋子。

说到这里,我们已经清楚地知道,在对下属做工作教导和授权(也包含下达工作指令),需要严密、清晰的指示,详尽地说明该做的事情,详细地说明动作。我们不仅只有目标和程序的要求,还应包括每个动作是为了什么。如果我们给予详细的行动指示时没有说到为什么,下属往往容易弄错。而且,我们尽管已经知道了那么多的“为什么”,还应在事前,或者是在岗前训练时,就应这样做指导,因为我们不能在下属们多次做错之后才挤出全部的“为什么”。

在实际工作中,我们观察到,往往并不是管理者们(也包括那些被管理者委派传帮带的资深员工)蓄意安排或隐藏什么关键内容,而是很多人并未受过专业的教导和授权训练,不习惯,也有那么一点点不耐心地说出一丝不苟的因果逻辑。

管理者们以后该怎么做呢?

第一,我们应该从内部存在的所有标准作业指导书(SOP)开始,重新审视那些内容,对程序的每个步骤全部插入三个“为什么”。接着,在程序的每两个步骤之间再插入额外的一个“为什么”,“为什么”之后的一个步骤,必须紧随在前一个步骤之后。当然,这些标准作业指导书(SOP),需要被我们如实正确地使用,作为工作教导和授权的必备手册,而不是为了应付某个体系认证的检查。

第二,在面对下属的口头指示时,记住告诉下属“三个为什么”。如果你希望在管理这项很具体的工作中有所作为,你必须有足够的耐心和一丝不苟。这样的作法有三个好处:

首先,在解释程序的效果上(插入为什么),你会慎重地调整某些工作程序。

其次,使用这样的操作程序,呈列出所有的为什么,在职训练的时间可大大缩短。

再次,每当你与下属讨论事情时,就会自然地让“为什么”成为焦点,导引出更加实在的工作经验分享、工作教导和工作授权。

—THE END—

?厦门务本企业管理咨询有限公司 编制